Skuteczne doręczenie w postępowaniu cywilnym

Istotnym elementem postępowania cywilnego jest skuteczne doręczenie pism (sądowych, procesowych, pism stron i uczestników postępowania, zawiadomień, wezwań, odpisów pism procesowych i orzeczeń). Doręczenie polega na udostępnieniu pisma osobie, której ono dotyczy, w celu zapoznania się z jego treścią.

Skuteczne doręczenie ma istotne znaczenie, ponieważ rozpoczyna bieg terminu do podjęcia określonych czynności, od tego momentu zaczynają bieg związane z doręczeniem terminy prawa procesowego. Dotyczy to terminów ustawowych jak i sądowych. Doręczenie nieprawidłowe nie powoduje otwarcia terminu. Otworzy się on dopiero od daty prawidłowego, rzeczywistego doręczenia (postanowienie SN z 13.05.2002 r, I PZ 43/02). Natomiast czynność procesowa podjęta przez stronę po upływie terminu jest bezskuteczna z mocy prawa (art.167 kpc).

Kwestie związane ze skutecznym doręczeniem pism regulują art. 131 – 147 kodeksu postępowania cywilnego (tekst pierwotny Dz. U. z 1.12.1964 r. Nr 43, poz. 296; tekst jedn. Dz.U. z 2019 r. poz. 1460: zm.: Dz.U. z 2019 r. poz. 1469, poz.1495). Przepisy te mają charakter obligatoryjny, wyłączają więc swobodę stron w zakresie sposobu doręczania pism (postanowienie SN z dnia 8.09.1993 r., III CRN 30/93). Nie można uznać za skuteczne dokonanie doręczenia, jeśli nie nastąpiło zgodnie ze wskazanymi powyżej przepisami (postanowienie SN z 14.04.2011 r., II UZ 10/11).

Doręczeń dokonuje sąd za pośrednictwem:

• operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23.11.2012 r – Prawo pocztowe (Dz.U. z 2018 r. poz. 2188 oraz z 2019 r. poz. 1051),
• osób zatrudnionych w sądzie,
• sądowej służby doręczeniowej,
• komornika,
• systemu teleinformatycznego (doręczenie elektroniczne), jeśli adresat wniósł pismo lub dokonał wyboru wnoszenia pism za jego pośrednictwem,
• przez wręczenie adresatowi pisma bezpośrednio w sekretariacie sądu.

Wyjątek stanowi przypadek, jeżeli w toku sprawy występuje profesjonalny pełnomocnik, adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy oraz Prokuratoria Generalna Rzeczpospolitej Polskiej. Doręczają sobie oni nawzajem bezpośrednio odpisy pism procesowych z załącznikami. W treści pism wniesionych do sądu zamieszcza się oświadczenie o doręczeniu odpisu pisma drugiej stronie albo o jego nadaniu przesyłką poleconą.  Brak oświadczenia skutkuje zwrotem bez wzywania do usunięcia tego braku.

Jeżeli adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy oraz Prokuratoria Generalna Rzeczpospolitej Polskiej złożą sądowi zgodne oświadczenia odpowiedniej treści i podadzą do wiadomości sądu używane do tego dane kontaktowe (adres poczty elektronicznej, numer faksu), pisma procesowe z załącznikami doręczają sobie nawzajem bezpośrednio wyłącznie w postaci elektronicznej. Oświadczenia nie podlegają odwołaniu, a zastrzeżenie warunku lub terminu uważa się za nieistniejące. Na zgodny wniosek stron lub w innych uzasadnionych przypadkach sąd zarządza odstąpienie od takiego sposobu doręczania.

Wymóg bezpośredniego doręczania pism nie dotyczy jednak wniesienia:

• pozwu wzajemnego,
• apelacji,
• skargi kasacyjnej,
• zażalenia,
• sprzeciwu od wyroku zaocznego,
• sprzeciwu od nakazu zapłaty,
• zarzutów od nakazu zapłaty,
• wniosku o zabezpieczenie powództwa,
• skargi o wznowienie postępowania,
• skargi o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia,
• skargi na orzeczenie referendarza sądowego.

Pisma te należy złożyć w sądzie z odpisami dla strony przeciwnej.

Sposoby doręczeń

W zależności kim jest strona należy doręczyć pismo odpowiedniemu podmiotowi:

•  Osoba fizyczna – doręcza się jej osobiście, a gdy nie ma zdolności procesowej – jej przedstawicielowi ustawowemu.
• Osoba prawna oraz organizacja, która nie ma osobowości prawnej – organowi uprawnionemu do reprezentowania jej przed sądem lub pracownik upoważniony do odbioru pism.
• Przedsiębiorcy wpisanemu CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej) – na adres do doręczeń udostępniony w tej ewidencji, chyba że wskazał inny adres.
• Przedsiębiorcy wpisanego do rejestru sądowego – na adres udostępniony w tym rejestrze, chyba że wskazał inny adres. Jeżeli ostatni udostępniony adres został wykreślony jako niezgodny z rzeczywistym stanem rzeczy i nie zgłoszono wniosku o wpis nowego, który podlegałby udostępnieniu, adres wykreślony jest uważany za adres udostępniony w rejestrze.
• Przedsiębiorcy i wspólników spółek handlowych, wpisanych do rejestru sądowego lub CEIDG – na adres udostępniony w rejestrze albo CEIDG, chyba że strona wskazała inny adres. Jeżeli ostatni udostępniony adres został wykreślony jako niezgodny z rzeczywistym stanem rzeczy i nie zgłoszono wniosku o wpis nowego, adres wykreślony uważa się za udostępniony.
• Osoba reprezentująca podmiot wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego, likwidator, prokurent, członek organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu – na adres do doręczeń wskazany zgodnie z art.19a ust. 5 – 5b i 5d ustawy z dnia 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2018 r. poz.986 i 1544 oraz z 2019 r. poz. 55, 60 i 534).

Jeżeli ustanowiono pełnomocnika procesowego lub osobę upoważnioną do odbioru pism sądowych, pisma sądowe doręcza się tym osobom. Bezpośrednio stronie doręcza się pismo wzywające ją do osobistego stawiennictwa, chyba że strona ta nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu albo siedziby w Rzeczpospolitej Polskiej lub w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej. Taka strona jeśli nie ustanowiła pełnomocnika do prowadzenia sprawy zamieszkałego w Rzeczpospolitej Polskiej, obowiązana jest wskazać pełnomocnika do doręczeń w Rzeczpospolitej Polskiej. Jeżeli nie wskaże takiego pełnomocnika przeznaczone dla niej pisma sądowe pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia. Stronę należy o tym pouczyć przy pierwszym doręczeniu. Strona powinna być również pouczona o możliwości złożenia odpowiedzi na pismo wszczynające postępowanie  i wyjaśnień na piśmie oraz o tym, kto może być ustanowiony pełnomocnikiem.

Tylko w wyjątkowych przypadkach, za uprzednim zarządzeniem prezesa sądu można doręczać pisma w dni ustawowo uznane za wolne od pracy oraz w porze nocnej (od godziny 21 do godziny 7).

Za dni ustawowo wolne od pracy na podstawie ustawy z dnia 18.01.1951 r. o dniach wolnych od pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz.90) oraz art. 9 ust. 1 Konkordatu między Stolicą Apostolską i Rzeczpospolitą Polską z dnia 28.07.1993 r. (Dz.U. z 1998 r. Nr 51, poz.318) uznaje się: niedziele, 1 stycznia – Nowy Rok, 6 stycznia – Święto Trzech Króli, pierwszy dzień Wielkiej Nocy, drugi dzień Wielkiej Nocy, 1 maja – Święto Pracy, 3 maja – Święto Konstytucji 3 Maja, pierwszy dzień Zielonych Świątek, dzień Bożego Ciała, 15 sierpnia – Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny, 1 listopada – Wszystkich Świętych, 11 listopada – Święto Niepodległości, 25 grudnia – pierwszy dzień Bożego Narodzenia, 26 grudnia – drugi dzień Bożego Narodzenia. Dodatkowe dni wolne od pracy (jak soboty) wprowadzone w przepisach kodeksu pracy lub innych ustaw, nie są dniami uznanymi ustawowo za wolne od pracy (postanowienie SN z 28.11.1997 r., I CZ 144/97, OSP 1998, Nr 10, poz. 167, postanowienie SN z 3.02.2012 r., I CZ 163/11, uchwała składu siedmiu sędziów SN – zasada prawna z dnia 25.04.2003 r., III CZP 8/03).

Miejsce doręczenia

Doręczenia dokonuje się w mieszkaniu, miejscu pracy lub tam, gdzie się adresata zastanie. Na wniosek strony doręczenie może być dokonane na wskazany przez nią adres skrytki pocztowej. Pismo sądowe składa się wówczas w placówce pocztowej operatora pocztowego, umieszczając o tym zawiadomienie w skrytce pocztowej adresata.

Strony i ich przedstawiciele mają obowiązek zawiadamiać sąd o każdej zmianie swego zamieszkania. Sąd powinien pouczyć stronę przy pierwszym doręczeniu o tym obowiązku i skutkach jego niedopełnienia. W przypadku zaniedbania tego obowiązku pismo sądowe pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, chyba że nowy adres jest sądowi znany.  Podobnie w przypadku złożenia wniosku o dokonywanie doręczeń na adres skrytki pocztowej. Wymóg ten nie dotyczy doręczenia skargi o wznowienie postępowania lub skargi o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia.

Doręczenia żołnierzom zasadniczej służby wojskowej, funkcjonariuszom Policji i Służby Więziennej dokonuje się przez ich organy bezpośrednio przełożone. W przypadku osób pozbawionych wolności doręczenia dokonuje się przez zarząd odpowiedniego zakładu.

Jeżeli doręczający nie zastanie adresata w mieszkaniu, może doręczyć pismo sądowe dorosłemu domownikowi, a gdyby go nie było – administracji domu, dozorcy domu lub sołtysowi, jeżeli osoby te nie są przeciwnikami adresata w sprawie i podjęły się oddania mu pisma. Dla adresata, którego doręczający nie zastanie w miejscu pracy, można doręczyć pismo osobie upoważnionej do odbioru pisma.

Niemożność doręczenia

W przypadku niemożności doręczenia, pismo przesłane za pośrednictwem operatora pocztowego należy złożyć w placówce pocztowej tego operatora. Pismo doręczane w inny sposób w urzędzie właściwej gminy. W drzwiach mieszkania adresata lub w oddawczej skrzynce pocztowej umieszcza się zawiadomienie wskazujące gdzie i kiedy pismo pozostawiono, z pouczeniem, że należy je odebrać w terminie siedmiu dni od dnia umieszczenia zawiadomienia. W przypadku bezskutecznego upływu terminu , czynność zawiadomienia należy powtórzyć.

Doręczenie przez awizo jest dopuszczalne tylko w przypadku braku możliwości doręczenia właściwego (do rąk adresata) oraz doręczenia zastępczego (dorosłemu domownikowi, administracji domu, dozorcy, sołtysowi) (postanowienie SN z dnia 17.06.1999 r., III CZ 44/99). Takie doręczenie opiera się na domniemaniu prawnym, że pismo dotarło do rąk adresata i że w ten sposób doręczenie zostało dokonane prawidłowo (Zembrzuski Tadeusz (red.), Kodeks postępowania cywilnego. Koszty sądowe w sprawach cywilnych. Dochodzenie roszczeń w postępowaniu grupowym. Przepisy przejściowe. Komentarz do zmian. Tom I i II). Domniemanie to jest wzruszalne i może zostać obalone, co powoduje uchylenie skutków biegu związanych z doręczeniem terminów (postanowienie SN z 17.02.2005 r., IV CZ 216/04). Są również poglądy przeciwne istnieniu takiego domniemania.

Pismo złożone w placówce pocztowej może zostać odebrane także przez osobę upoważnioną na podstawie pełnomocnictwa pocztowego do odbioru przesyłek pocztowych.

Jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma, doręczenie uważa się za dokonane. Doręczający zwraca pismo do sądu z adnotacją o odmowie jego przyjęcia.

W przypadku strony podlegającej wpisowi do rejestru sądowego, jeżeli nie można doręczyć jej pisma ze względu na nieujawnienie w rejestrze zmiany adresu, a nowy adres nie jest sądowi znany, pismo pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia.

Pismo dla osób reprezentujących podmiot wpisany do KRS, likwidatorów, prokurentów, członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu, ze względu na niemożność doręczenia z powodu niezgłoszenia oświadczenia o zmianie adresu do doręczeń, również pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, chyba że inny adres lub miejsce zamieszkania są znane sądowi.

Sąd rejestrowy przy ogłoszeniu lub doręczeniu postanowienia o pierwszym wpisie poucza wnioskodawcę o skutkach zaniedbania ujawnienia w rejestrze zmiany adresu.

Sąd rejestrowy przy doręczeniu postanowienia w przedmiocie wpisu do KRS osób reprezentujących podmiot, likwidatorów, prokurentów, członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu  poucza wpisany podmiot o skutkach zaniedbania zgłoszenia oświadczenia o zmianie adresu. Pouczenie takiego podmiotu jest jednoznaczne z pouczeniem wskazanych powyżej osób.

Na wniosek strony wydaje się zaświadczenie, ze wyrok zaoczny albo nakaz zapłaty został uznany za doręczony na oznaczony adres przez awizo, w którym stwierdza się z urzędu fakt uchylenia zarządzenia o uznaniu nakazu lub wyroku za doręczony. Istotną kwestią jest to, że kodeks postępowania cywilnego nie zna formy zaświadczenia jako formy dokonania czynności sądowej.

Komornik obligatoryjnie zawiesza na wniosek dłużnika postępowanie prowadzone na podstawie tytułu wykonawczego w postaci zaopatrzonego w klauzulę wykonalności wyroku zaocznego, nakazu zapłaty wydanego w postępowaniu nakazowym, upominawczym albo elektronicznym postępowaniu upominawczym, jeżeli dłużnik przedstawi wskazane powyżej zaświadczenie, z którego wynika, że wyrok zaoczny lub nakaz zapłaty został doręczony  na inny adres aniżeli miejsce zamieszkania dłużnika ustalone w postępowaniu egzekucyjnym. Dłużnik nie ma obowiązku przedstawienia tego zaświadczenia, jeżeli okoliczności, które mają być nim stwierdzone wynikają z dokumentu uzyskanego z systemu teleinformatycznego umożliwiającego organowi egzekucyjnemu weryfikację istnienia i treści tytułu wykonawczego (art. 820³ §1 kpc).

Od 7 listopada 2019 roku, jeżeli pozwany, pomimo powtórzenia zawiadomienia przez awizo, nie odebrał pozwu lub innego pisma procesowego wywołującego potrzebę podjęcia obrony jego praw, a w sprawie nie doręczono mu wcześniej skutecznie żadnego pisma, nie odmówił przyjęcia pisma, nie podlega wpisowi do rejestru i nie jest osobą reprezentującą podmiot wpisany do KRS, likwidatorem, prokurentem, członkiem organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu, lub inny przepis szczególny przewiduje skutek doręczenia, przewodniczący zawiadamia o tym powoda, przesyłając mu przy tym odpis pisma dla pozwanego i zobowiązując do doręczenia tego pisma pozwanemu za pośrednictwem komornika. W terminie dwóch miesięcy od doręczenia mu zobowiązania, powód składa do akt potwierdzenie doręczenia pisma pozwanemu za pośrednictwem komornika albo zwraca pismo i wskazuje aktualny adres pozwanego lub dowód, że pozwany przebywa pod wskazanym w pozwie adresem. W przypadku bezskutecznego upływu terminu sąd może zawiesić postępowanie z urzędu. Przepis ten wprowadzono ponieważ doręczyciel pocztowy nie ma uprawnień  do przeprowadzenia dochodzenia i ustalenia czy adresat przebywa pod wskazanym adresem. Zgodnie z ustawą z dnia 28.02.2018 r. o kosztach komorniczych (tekst jednolity Dz. U. z 25.04.2018 r. poz. 770; zm.: Dz. U. z 2018 r. poz. 2244; z 2019 r. poz. 1469), od zlecenia sądu lub wniosku powoda o bezpośrednie i osobiste doręczenie pism, opłata stała wynosi 60 złotych. Opłatę tą pobiera się za doręczenie na jeden adres oznaczonego pisma w sprawie, niezależnie od liczby adresatów tego pisma tam zamieszkałych i liczby podjętych prób doręczenia. Od wniosku o podjęcie czynności zmierzających do ustalenia aktualnego adresu zamieszkania adresata opłata stała wynosi 40 złotych.

Jeżeli stronie, której miejsce pobytu nie jest znane, ma być doręczony pozew lub inne pismo procesowe wywołujące potrzebę podjęcia obrony jej praw, do chwili zgłoszenia się strony albo jej przedstawiciela lub pełnomocnika doręczenie może nastąpić tylko do rąk kuratora ustanowionego przez sąd orzekający na wniosek osoby zainteresowanej.

Jeżeli wnioskodawca uprawdopodobni, że miejsce pobytu strony nie jest znane, przewodniczący lub referendarz sądowy ustanowi kuratora. W sprawach o roszczenia alimentacyjne, o ustalenie pochodzenia dziecka i o związane z tym roszczenia, przewodniczący przed ustanowieniem kuratora przeprowadzi dochodzenie w celu ustalenia miejsca zamieszkania lub pobytu pozwanego. O ustanowieniu kuratora przewodniczący lub referendarz sądowy ogłosi publicznie w budynku sądowym i lokalu wójta (burmistrza, prezydenta miasta). W sprawach większej wagi, gdy uznają to za potrzebne, także w prasie. Doręczenie staje się skuteczne z chwilą doręczenia kuratorowi. Sąd może uzależnić skuteczność doręczenia od upływu oznaczonego terminu od chwili wywieszenia obwieszczenia w budynku sądowym. Kurator ustanowiony w ten sposób jest umocowany do dokonywania wszystkich czynności łączących się ze sprawą.

Jeżeli ustanowienie kuratora nie jest wymagane, pismo doręcza się stronie, której miejsce pobytu nie jest znane, przez wywieszenie w budynku sądowym. Z upływem miesiąca od dnia wywieszenia doręczenie takie staje się skuteczne.

Jeżeli żądanie ustanowienia kuratora lub wywieszenia pisma nie było uzasadnione, sąd zarządzi doręczenie pisma w sposób właściwy, a w miarę potrzeby na wniosek strony zainteresowanej zniesie postępowanie przeprowadzone z udziałem kuratora lub po wywieszeniu pisma w budynku sądowym.

Forma doręczenia

Pisma i orzeczenia co do zasady doręcza się w odpisach. Zamiast odpisu pisma lub orzeczenia może być doręczony dokument uzyskany z systemu teleinformatycznego, o ile ma on cechy umożliwiające weryfikację istnienia i treści pisma lub orzeczenia w tym systemie. W przypadku doręczenia elektronicznego pisma i orzeczenia mają postać dokumentów zawierających dane z systemu teleinformatycznego.

Jeżeli kilka osób ustanowiło jednego pełnomocnika doręcza się mu jeden egzemplarz pisma i załączników. Uprawnionemu przez kliku współuczestników sporu do odbioru pism sądowych doręcza się po jednym egzemplarzu dla każdego współuczestnika. Jeżeli jedna strona ma kliku pełnomocników, sąd doręcza pismo tylko jednemu z nich, a termin do wniesienia środka odwoławczego biegnie od daty doręczenia orzeczenia jednemu z nich (orz. SN z 1.09.1958 r., II CR 744/57).

Doręczenie pisma jest potwierdzane pisemnie przez odbiorcę albo za pośrednictwem systemu teleinformatycznego operatora pocztowego albo dokumentem uzyskanym z systemu teleinformatycznego. W przypadku potwierdzenia pisemnego odbiorca potwierdza odbiór i jego datę własnoręcznym podpisem. Jeżeli nie może lub nie chce tego uczynić, doręczający sam oznacza datę doręczenia oraz przyczyny braku podpisu. Na potwierdzeniu odbioru doręczający stwierdza sposób doręczenia, a na doręczonym piśmie zaznacza dzień doręczenia i opatruje to stwierdzenie swoim podpisem.